La diferencia entre archivar y eliminar en gmail

Sepa qué hacer con todo lo que recibe en Gmail

Para la mayoría de las personas, Gmail es una de las herramientas más importantes en su vida diaria. El problema es que la mayoría recibe tantos correos electrónicos que es difícil mantener su bandeja de entrada organizada y no llena de correos electrónicos innecesarios al azar. Gmail ofrece a los usuarios múltiples formas de organizar y clasificar sus correos electrónicos en diferentes carpetas, pestañas y etiquetas, pero en un momento en que la búsqueda de Google puede escanear millones de palabras por segundo, ¿por qué es necesario hacer tanto esfuerzo para mantener su Gmail organizado? Afortunadamente, Gmail tiene una herramienta de archivo que te ayudará a limpiar la interfaz sin hacerte pasar varios días colocando cada correo electrónico en una carpeta distinta.

¿Qué es archivar?

El acto de archivar un correo electrónico en Gmail es tomarlo y colocarlo en una carpeta donde seguirá existiendo, pero ya no estará abarrotando su bandeja de entrada. La mejor parte de esto es que aún será accesible en el futuro si es necesario. Gmail maneja esta tarea fantásticamente, ya que permite a los usuarios archivar rápida y fácilmente sus correos electrónicos.

¿Qué es borrar?

Cuando decide eliminar un correo electrónico, se envía a una carpeta de basura. Esta carpeta actúa como una copia de seguridad en caso de que no haya querido deshacerse de un correo electrónico. Algunas personas también usan la carpeta de basura como un lugar de descarga de correos electrónicos que no ven lo suficientemente importantes como para tener en su bandeja de entrada. El problema con esto es que Gmail elimina automáticamente el correo colocado en la papelera después de 30 días. Entonces, si bien usar la carpeta de la papelera como una herramienta para limpiar su bandeja de entrada puede parecer una buena idea, solo sepa que probablemente perderá un correo electrónico que pueda necesitar en el futuro.

Por qué deberías archivar tus correos electrónicos

Digamos que está teniendo una conversación con alguien y se intercambia información como una dirección o número de teléfono. En ese momento, puede escribir o guardar todo lo necesario, por lo que decide eliminar la conversación, ya que no ve un punto en el que desordenar su bandeja de entrada por más tiempo.

Ahora imagine una cantidad de tiempo en la que nunca hubiera necesitado mirar esa conversación o recuperar información de esos correos electrónicos, pero por alguna razón, ahora lo hace. Si eliminó el hilo de correo electrónico, no podrá mirar hacia atrás y encontrar fácilmente lo que está buscando. Si archiva un correo electrónico, ya no tendrá que verlo en su bandeja de entrada, sino que también tendrá la tranquilidad de saber que si lo necesita, una búsqueda rápida se lo devolverá.

Además, todos sus correos electrónicos archivados se encuentran en la carpeta "Todos los correos" que se puede encontrar en el cajón de navegación. Los correos electrónicos no se organizan una vez archivados, pero si necesita acceso rápido a un correo electrónico archivado recientemente, estará cerca de la parte superior de la lista.

Cómo archivar un correo electrónico en Gmail en Android

Hay tres formas rápidas y fáciles de archivar sus correos electrónicos. Dos de estos métodos son para archivar correos electrónicos individuales y el tercero es una forma de seleccionar múltiples correos electrónicos y archivarlos para su uso posterior.

La forma más rápida, fácil y propensa a accidentes de archivar un correo electrónico es deslizarlo hacia afuera mientras mira la vista de lista de todos sus correos electrónicos en su bandeja de entrada. Dado que la mayoría de los usuarios de Android están acostumbrados a acceder al cajón de navegación deslizando el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla, es fácil enviar accidentalmente correos electrónicos para archivarlos. Afortunadamente, justo después de deslizar un correo electrónico, Gmail le permite deshacer su acción simplemente presionando un botón de deshacer que aparece durante varios momentos después del archivo.

En la configuración de Gmail, puede desactivar rápidamente esta función si lo hace mucho por accidente o simplemente no lo necesita. Para hacer esto, abra el cajón de navegación, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior donde se encuentra la configuración, ingrese la configuración general, y la segunda opción desde la parte superior le dará la opción de activar o desactivar "deslizar para archivar".

La segunda forma de archivar un correo electrónico es mientras se visualiza un hilo de mensaje individual. Una vez que haya terminado de leer el contenido de un correo electrónico, recibirá varias opciones en la barra de tareas. Uno de los múltiples íconos que lo esperan es uno que parece ser un cuadro con una flecha apuntando hacia abajo. Este es el botón de archivo. Si selecciona esto mientras ve el correo electrónico, se lo enviará de regreso a su bandeja de entrada y aparecerá un estado en la parte inferior de su pantalla durante varios segundos que le indicará que el correo electrónico se archivó. Si no quiso archivar un correo electrónico, nuevamente hay un botón para deshacer que puede seleccionar para devolver su correo electrónico a su ubicación original.

Finalmente, si está revisando su bandeja de entrada y decide que es hora de limpiarlo realmente, el último método hará que esto sea rápido y fácil de hacer. Mientras mira su bandeja de entrada en la vista de lista, puede hacer clic en la imagen del remitente (normalmente un cuadro de color con la primera letra del nombre del remitente dentro de él) o presionar prolongadamente un correo electrónico para seleccionarlo.

Continúe el proceso de selección de más correos electrónicos y una vez que haya seleccionado todo lo que desea archivar, haga clic en el mismo icono del cuadro con la flecha hacia abajo que se encuentra en la barra de tareas. Al igual que el último método, justo después de archivar correos electrónicos, aparecerá un estado en la parte inferior de la pantalla que le informa que está archivando numerosos correos electrónicos y le da la opción de deshacer su acción.

Si alguna vez le preocupa que pueda archivar o eliminar accidentalmente cualquier correo electrónico mediante cualquiera de los métodos anteriores, Gmail le permite activar una función que agrega otro paso para archivar o eliminar correos electrónicos. Esta autorización agrega un cuadro de diálogo emergente que aparece cuando intenta eliminar o archivar un correo electrónico que le pedirá una confirmación de que realmente desea completar la acción elegida.

Para activar esto, abra el cajón de navegación, desplácese hacia abajo hasta la configuración, seleccione la configuración general y en la parte inferior del menú hay dos casillas de verificación para permitir la confirmación antes de eliminar y archivar.

Con este nuevo conocimiento sobre archivado y eliminación, tendrá su bandeja de entrada de Gmail limpiada y funcionando de manera más eficiente, sin deshacerse de la información que pueda necesitar algún día.